خزن وتنظيم واسترجاع المعرفة وتشمل العمليات التي يتم من خلالها الاحتفاظ بالمعرفة، والمحافظة عليها، وإدامتها وتنظيمها، وتسهيل البحث والوصول إليها، وتيسير سبل استرجاعها، ويكون لاستخدام تقنيات المعلومات دور بارز في جميع مراحل هذه العملية. وتعد هذه العملية بمنزلة الذاكرة التنظيمية للمؤسسة، التي تشتمل على المعرفة الموجودة في أشكال مختلفة بما فيها الوثائق المكتوبة والعمليات المخزنة في قواعد البيانات الإلكترونية، والمعرفة الإنسانية المخزنة في النظم الخبيرة، والمعرفة الموجودة في الإجراءات والعمليات التنظيمية الموثقة، والمعرفة الضمنية المكتسبة من الأفراد. وتكتسب هذه العملية أهمية كبرى في المنظمات والمؤسسات التي تعاني من معدلات عالية لدوران العمل، التي لا يوجد لدى موظفيها استقرار بسبب صيغ التوظيف المؤقتة عبر العقود قصيرة الأجل، والتي قد يغادرونها، ومن ثم فقدان المعرفة الضمنية التي يحملها هؤلاء الأفراد بسبب عدم توثيقها. 2-3-1 نقل ومشاركة المعرفة وتعني نشر ومشاركة المعرفة بين مختلف الأفراد في المستويات الإدارية المختلفة، حيث يستغل الأفراد مهاراتهم في ذلك ويتم توزيع المعرفة الضمنية بأساليب مختلفة كالتدريب والحوار، أما المعرفة الصريحة فيمكن نشرها بالوثائق والنشرات الداخلية والتعلم. ويكون للدعم الإداري دورٌ مهمٌّ في ذلك، ويكون للتكنولوجيا المتوافرة أيضاً دور في تسهيل التوزيع والتشارك بالمعرفة عبر شبكة الاتصال الداخلية والبريد الإلكتروني، ونظم الأرشفة والإدارة الإلكترونية. والمهم في عملية التوزيع هو ضمان وصول المعرفة الملائمة إلى الشخص الباحث عنها في الوقت الملائم. 2-3-2 تطبيق المعرفة وهي العملية المرتبطة بتطبيق المعرفة، والتي يجب أن تأخذ حقها من الاهتمام؛ فالمعرفة تكتسب بالعمل، وتتطلب كثيراً من التعليم الذي يأتي عن طريق الممارسة والتجريب والتطبيق. وهنا لا بد من إيجاد الثقافة التنظيمية التي تساعد في ذلك كالتشجيع والتسامح والتعلم من الأخطاء. كما أن الإدارة الناجحة للمعرفة هي التي تهتم باستخدام المعرفة في الوقت المناسب، وتستثمر توافرها في المكتبة، والتي يجب أن توظف في حل المشكلات التي تواجهها، وكذا في المساعدة في تحقيق أهدافها، وعليه فإن أي منظمة تسعى إلى تطبيق جيد للمعرفة هي التي تهتم بتعيين مدير لإدارة المعرفة بها، والذي تقع على عاتقه واجبات الحث على التطبيق الجيد، وأن يعمل بوصفه عنصراً يهتم بتكريس أولوية لتطبيقات المعرفة، ويسعى في فتح قنوات الاتصال الرسمية وغير الرسمية، ويسعى للحصول على التقارير، والقضايا والموضوعات ذات العلاقة، ويهتم بجلسات التدريب وتشجيع فرق العمل الجماعية، ويستخدم التكنولوجيا لتمكين فرص أكبر لتوليد المعرفة، حتى ولو من أماكن بعيدة. وعن دور إدارة المعرفة في تحسين أنشطة خدمات المعلومات، وعامل الإنسان في ذلك، فإنه يمكن الإشارة إلى أن نجاح المكتبة يكون في قدرتها على استخدام المعلومات والمعرفة، التي يمتلكها موظفوها، والتي يجب أن تسخر في خدمة المستفيدين منها، وخاصة عندما ينظر إلى تلك المعلومات والمعرفة بأنها ذات قيمة، وتستوجب التشارك بها، من أجل تحقيق أهداف المكتبة الحقيقية المتمثلة في تقديم الخدمات للمستفيدين منها. 3- الحاجة إلى تطبيق إدارة المعرفة في المكتبات يشار إلى قطاع المكتبات أنه من أكثر القطاعات المعنيّة بالتغيير. ويعود ذلك إلى ما فرضه عصر المعرفة من تحولات جعلت المكتبات تواجه تحديات كبيرة، وخاصة في ظل نقص الموارد المالية، وتغير احتياجات وتطلعات المستفيدين، جنباً إلى جنب فيما تعانيه أيضاً في متابعة الانتشار الكبير لتقنيات الاتصالات والمعلومات الحديثة؛ كالإنترنت والمكتبات الرقمية . وأضافت أن المكتبات العامة من خلال الدور الكبير المنوط بها في نشر الثقافة والمعرفة، أصبحت معنية بأن تكون بمثابة مراكز تعلم ومعرفة للمجتمع المستفيد منها، لذا هي معنية بالاستفادة من توظيف إدارة المعرفة في تطوير أدائها، وتحسين جودة الخدمات التي تقدمها، وأنها كمؤسسات غير ربحية، فإن المكتبات ستستفيد من تطبيقها لإدارة المعرفة في تحسين الاتصال بين الموظفين، واتصالهم كذلك بالإدارة العليا، وتشجيع ثقافة المشاركة. ولإنجاح ذلك، فإن العاملين بالمعرفة أو ما يطلق عليهم بعمال المعرفة في هذه المكتبات، معنيون بالمعرفة اللازمة والكافية بالمفاهيم المختلفة لإدارة المعرفة المتعلقة بممارستها، وكذا العوائق التي تحول دون تطبيقها. والأساس في نجاح المكتبات في ذلك يكون في قدرتها من الانتفاع والاستفادة من معلومات ومعرفة موظفيها، من أجل خدمة احتياجاتها واحتياجات المستفيدين بشكل أفضل، حيث تعد معارفهم وخبراتهم بمثابة الأصل، والممتلكات القيمة للمكتبة والتي يجب النظر إليها بشيء من التقدير والاهتمام. وفي السياق نفسه، أشير إلى أن المكتبات أحياناً قد لا تدرك ما يتوجب عليها فعله، وهو أن تجعل ممارسة إدارة المعرفة جزءاً من سلوكها الروتيني في إنجاز أعمالها، وبالتالي تطوير خدماتها سعياً نحو إرضاء المستفيدين منها، وأنه يجب على موظفي المكتبة أن لا يقتصر فهمهم لإدارة المعرفة فقط بذلك المرتبط بتنظيم الكتب والمجلات، والبحث في الإنترنت عن المعلومات، أو تجهيز مواد المكتبة للاطلاع عليها، ولكن يجب أن يفهم أن تطبيق إدارة المعرفة في المكتبة لا بد أن يحسن استخدام المعرفة التنظيمية من خلال التعلم التنظيمي، الذي أساس ممارسته العنصر البشري، الذي يستند إليه أي نجاح كونه من خلاله يتم عرض الأفكار وظهور الإبداعات، والمهارات والمشاركة في الخبرات لأن المعرفة تتولد مما يتدفق من المعلومات المختزنة بمعتقدات وآراء أصحابها، وبالتالي تصبح متاحة للاستفادة منها من قبل الآخرين بدلاً من بقائها محفوظة أو مخفية في عقول البعض منهم دون فائدة . وتشير عبدالغفار (2013) أن الاهتمام بتطبيق مفهوم إدارة المعرفة في المكتبات قد حظي باهتمام دولي، حيث شرعت الإفلا ( IFLA ) بإنشاء قسم إدارة المعرفة لدعم تبنيه في مختلف المكتبات بهدف: - دعم ثقافة تطبيق إدارة المعرفة في بيئة المكتبات والمعلومات. - عمل إطار دولي للاتصال المهني وفهم طبيعة وأهمية إدارة المعرفة. - تتبع تطورات إدارة المعرفة والتعريف بتطبيقاتها العملية في المكتبات. وإجمالاً، يمكن القول إن حاجة المكتبات - بشتى أنواعها - لتبني مفهوم إدارة المعرفة لم يعد ترفاً، بل من الضروريات لها نتيجة لما تواجهه من تحديات كبيرة نتيجة للأزمات الاقتصادية، والتطلعات المتغيرة للمستفيدين منها، وتحديات التطورات التكنولوجية المتسارعة كالإنترنت والمكتبات الرقمية والبوابات الرقمية وغيرها كل ذلك يجعلها في خطر إذا لم تتطلع نحو التغيير .
لم يعد مجتمع المعرفة ترفاً، في عالم يتجه نحو نظم المعلومات واقصاد المعرفة منفتح على بعضه مطلقاً حرية التعبير والتدبير للعاملين في هذا القطاع. يتحدث الكتاب عن جهود الدول العربية للدخول عصر المعرفة وكيف بنت مؤسسات المعلومات التي يسرت تداول المعارف عن طريق بنية تحتية جيدة في شبكة المعلومات والمكتبات تقدم المعلومة على المستوى الوطني والإقليمي والعالمي..
كيف يتم توثيق المعلومات، وفهرستها، وتوصيفها، وتحضيرها للأرشفة للاستفادة منها في المكتبات العامة؟؟ ما المهارات الواجب توفرها فيمن يعمل في قطاع المعلومات، والمكتبات، والأرشيف؟؟ ما دور المكتبات العامة في عصر المعرفة؟؟ ما واقعها؟ وما رؤيتها للتطوير والمستقبل؟؟ ما أهم المراكز العربية المختصة في التوثيق والمعلومات؟؟ ما آليات عملها؟ وكيف يتم تسهيل تداول المعلومات فيما بينها وبين الدول الإقليمية والدولية؟؟ ما الجهود التي تبذلها مؤسسات المعلومات العربية للوصول إلى مجتمع معرفي مقارب للمجتمعات المتقدمة؟؟
